企业文秘、行政助理综合技能实战培训

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　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk 企业文秘、行政助理综合技能实战培训

　课程背景

　 在现代企业面临的竞争日益激烈的今天，企业对行政管理水平要求也越来越高，同时对行政管理人员的专业素质也提出更高的要求，行政管理人员没有受过系统的专业知识和技能的训练，仅凭自我认知是无法站在全局的视野做好行政管理工作的；很多时候想为领导做得更多，却总是被动地顾此失彼完成一些事务性的工作，很难 “想领导所想，急领导所急”，成为领导不可或缺的得力助手；经常听到公司领导下属抱怨行政管理工作不到位，而从事行政管理工作的人士，整天忙得晕头转向，却只有苦劳没有功劳，不知如何让行政管理工作变得更有效率，更好地体现自己的职业价值；想快速提升自身的行政管理能力，又苦于没有专项的培训课程；为此，我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程，通过二天的集中训练，全方位提升行政管理工作的认知水平，快速掌握提升行政管理工的各项能力的方法和技巧。

　课程目标

　 1. 明确各级行政管理人员的职业发展方向； 2. 学会编写自己的岗位说明； 3. 明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识； 4. 学会奠定非领导的“领导”地位； 5. 运用流程化管理技能提升行政管理工作水平； 6. 有效利用时间管理的工具，提高自身工作效率； 7. 规范文档管理为企业运营发挥重要作用； 8. 提升的商务公文写作技巧，提高驾驭文字的能力； 9. 学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧； 10.了解商务接待活动中各项礼仪，体现企业良好形象。

　课程对象

　 企业各级行政管理人员、各级助理和秘书、办公室主任等。

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　 课程大纲

　 第一部分

　职业素养篇 一、秘书／行政助理职业特性与素质要求

　1. 秘书／助理人员的自我角色定位 ① 初级秘书／助理：事务性文员 ② 中级秘书／助理：事务性文员＋协助管理 ③ 高级秘书／助理：独立管理＋事务处理 ★ 视频：

　★ 现场演示：“用什么方式说话，永远比说什么更重要” 2. 优秀秘书／助理人员的胜任素质 ① 如何提升秘书／助理人员的素质 ② 优秀秘书与一般秘书的差异 ★ 案例分析：

　 二、秘书／助理的 职业生涯规划

　1. 什么是职业生涯规划？ 2. 为何要进行个人职业生涯规划？ ① 分析自我，确立人生的方向 ② 准确评价个人特点和强项，在秘书／助理的职业竞争中发挥个人优势 ③ 看到秘书／助理职业发展规划的前景，提供前进的动力 ★ 小组讨论：获得员工成长与企业绩效的双赢 3. 职业生涯规划的简单步骤 ① 掌握 SWOT 分析工具进行自我分析 ② 运用“5W 提问”法进行自我分析 ◎ What I am? 我是什么样的人？ ◎ What I want? 我想要什么？ ◎ What I can do? 我能做什么？ ◎ What fit I most? 什么是最适合我？ ◎ What I can choose？我能够选择什么？ ★ 走进实战：“我的命运我把握，我的前途我做主。” ★ 运用 SWOT 分析工具认识自我 三、秘书／助理商务礼仪规范

　1. 塑造良好的个人职场形象 ① 着装的 TOP 原则 ② “拒绝”着装败笔——着装误区 ③ 恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人 ★ 案例：

　2. 基本商务礼仪

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　 办公室礼仪／接待礼仪／电话礼仪与应对技巧 ★ 现场演示

　室 四、办公室 5S 管理 1. 5S 的概念 2. 推行 5S 的重要性 3. 如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作 4. 长期有效地推动 5S 工作的注意事项和操作方法 ★ 现场模拟 快速掌握 5S 技巧。

　第二部分

　工作技能篇

　一、时间管理及工作统筹技巧 1. 时间管理的误区 2. 时间管理的原则 ① 目标管理与 80/20 法则 ② 缓急轻重的优先管理 ③ 个人时间与领导工作时间计划与安排 3. 时间管理小窍门 4. 办公室接待与电话处理 5. 上级的时间管理与安排 6. 自我情绪控制与压力管理 7. 上司出差日程管理与工作计划 ★ 小组讨论：

　二、会务组织与管理

　1. 成功组织会议的技巧 2. 组织阶段的工作：会前准备／会中协助／会后整理 3. 会议座次安排的学问 ★ 练习 ★ 案例 三、信息、文档管理与运用

　1. 信息收集 ① 信息工作的六个基本要求和三个诀窍 ② 收集信息工作的三个诀窍 ③ 信息的查实及传递 ④ 信息的储存与保密 2. 文档管理 ① 文档分类及储存的工作规范

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　 ② 文档查阅及分装的工作规范 ③ 文档销毁及保密的工作规范 ★ 案例

　四、行政公文写作技巧与处理实务

　1. 行政公文写作的基本要求 2. 行政公文的格式 3. 常用行政公文写作及公文格式要素范例 ① 通用公文：报告／请示／批复／函／决定／公告／通告 ② 事务公文：工作计划／工作总结／会议纪要 ③ 礼仪文书：请柬／介绍信／推荐信 ★ 案例分享 ★ 撰写初稿练习 第三部分

　统筹管理篇 写 一、秘书/ 助理人际沟通与工作协调技巧

　游戏导入：通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义，并导出沟通的意义所在。

　1. 成功沟通的秘诀 ① 学会聆听：不轻易打断对方的话 ② 怎样反问：了解对方的需求 ③ 如何肯定：肯定对方——微笑、点头、是是是 ④ 表明立场：拒绝的艺术 ⑤ 提出解决方案：提出 2-3 个解决方案 ★ 案例 2. 有效沟通过程及环节 ① 信息发送、接收、反馈 ② 有效发送的技巧 ★ 现场演示：沟而不通的后果给我们带来的启事 3. 认识你的沟通对象 ① 与上级沟通的原则 ② 与各种性格的领导打交道技巧 ③ 跨部门的沟通技巧 ★ 游戏 二、行政管理人员办公室事务管理

　1. 后勤管理（前台、车辆、食堂、清洁）

　2. 办公室设备管理（电话、传真、复印机、电脑）

　3. 员工安全和保密工作 4. 公共关系管理 ★ 全景案例

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　 ★ 案例 三、事物性项目性工作的组织管理 1. 事务工作有哪些 2. 学会列事务清单 3. 用项目计划管理工作 ★ 沙盘演练 四、课程分享：我学到了什么？

　 讲师介绍

　 韦老师曾任上海 LYMA（英国）人力资源总监，深圳海王药业集团（上市公司）大区总经理，上海 WATA （日资）总经理、恒源祥、苏州三药厂、苏州房屋置换中心、苏州委易印刷、太仓仓环、太仓恒鑫、太仓德威、上海天使股份、徐州维维集团、江苏新事达、苏鑫集团、深圳礼安电子、苏州松下电子、台湾冠鑫电子、苏州大学文正学院、重庆金夫人、香港屏洋服饰、香港托尼-艾加电子、杭州远大等企业顾问。学历：MBA（留学新加坡）人力资源方向，擅长的项目有企业行政效能系统、人力资源系统、市场营销系统、CIS 系统市场导入。策划的项目有 56 项，其中成功策划海王张铁林华东招商会、苏州沈阳两市市政府联谊会。培训的学员有两万余人。

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