X XX 有限公司

　文件编号：

　QEHS ／ COP12

　标题：

　信息交流管理程序

　版

　号：

　C/0

　页

　码：

　1/3

　1 ．目的

　 为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，特制定本程序。

　2 ．范围

　 适用于公司内部协商和内部信息交流，以及与外部各方的信息交流。

　3 ．职责 3．1

　办公室负责内部信息的协商和交流的管理，以及与政府部门的沟通； 3．2

　采购组负责与供应商及分包方的信息交流，以及相关方投诉的接受答复处理； 3．3

　营销部负责与顾客有关的信息交流，包括顾客环境投诉和处理；

　 3．4

　质安环部负责法律法规、合规义务要求的收集、整理、归档。

　4 ． 程序 4．1

　信息的分类 4．1．1 外部信息

　a．质检站、地方监测站、环保局、消防局、劳动局、废物处理站、认证机构等监测或检查的结果以及后馈的信息；

　 b．政策法规标准类信息，如质量/环境法律法规、条例、产品标准及其变化等；

　 c．相关方反馈的信息及其投诉等,相关方指顾客、供应商、废物收购方、运输公司、社区居民及任何对公司的产品质量/环保状况有兴趣的人和组织； d．其他外部信息，如部门直接从外部获取的有关产品质量、环境方面的信息。

　4．1．2

　内部信息 a．正常信息，如方针、目标指标、重要环境因素、相关法律法规、管理方案、监测记录、检验结果、内部审核与管理评审报告、有关产品质量状况、化学物质的特性、安全数据、管理者代表的任免，以及体系正常运行时的其他信息等；

　 b．不符合（或潜在不符合）信息，如产品不合格报告、体系内审的不符合、纠正和预防措施处理单等；

　 c．紧急信息：如出现重大质量事故、火灾、洪涝灾害、化学危险品泄漏、重大伤亡事故等情况时的信息； d．其他内部信息（如员工的建议等）。

　4．2

　信息的交流

　 X XX 有限公司

　文件编号：

　QEHS ／ COP12

　标题：

　信息交流管理程序

　 版

　号：

　C/0

　页

　码：

　2/3

　4．2．1

　信息的内容 a．公司的方针、目标、指标、管理方案的制定及相关职责、权限；

　 b．有关产品质量状况、生产进度及技术方面的信息沟通； c．有关产品质量不合格的处理和纠正预防； d. 有关环境的识别、评价与控制和事故调查处理； e. 有关改善产品质量、作业场所环境现状的讨论； f

　提出有关产品质量、环境持续改进的意见； g. 有关顾客及其他相关方的投诉。

　4..2.2

　交流的方式

　 a．会议：包括总经理办公会、公司例会、生产例会、业务例会及总结表彰会等。其中总经理办公会由总经理召集，管理层人员参加，可定期；公司例会由总经理或办公室召集，管理层人员和部门负责人参加，一般为每月一次；生产例会由生产部召集，与生产有关的部门的相关人员参加；

　 b．公告，由办公室公布，有关公司动态、政策、人事变动及有关通知等； c．行政文件，由办公室发布，有关公司政策、人事任免等方面信息； d. 意见箱，由办公室设立，为收集员工的意见和建议； e. 电话、传真及网络，由办公室管理； f

　访谈； g. 通知，由办公室及相关部门发布； i

　信息联络处理单,由相关部门填写并传递。

　4．3 信息的处理 4．3．1 外部信息的处理 4．3．1．1 办公室负责质量站、地方监测站、环保局、消防局、劳动局、废物处理站、认证机构等监测或检查的结果以及反馈信息的收集、传递到公司的相关部门，并进行登记。出现不合格情况时，按照《环境改进控制程序》的要求进行处理。

　4．3．1．2 政策法规、标准类的资料信息由质安环部负责收集、更新、整理，并保存，详见《合规义务控制程序》。

　4．3．1．3 营销部和采购组分别负责与顾客、物料供应商、运输公司等进行信息沟通，对其施加影响，详见《相关方控制程序》。

　4．3．1．4 营销部负责来自顾客投诉的归口管理，负责投诉的接收、登记在《顾客投诉处理记录表》中。负责处理方案的提出和传递（以纠正和预防措施报告单的形式传递至生产部等相关责任部门）、处理过程的跟踪和向顾客反馈。质安环部负责处理方案执行情况的验证。

　 X XX 有限公司

　文件编号：

　QEHS ／ COP12

　标题：

　信息交流管理程序

　 版

　号：

　C/0

　页

　码：

　3/3

　4．3．1．5 相关方反馈的其他信息，可由对应部门以《信息联络处理单》的形式传给质安环部（产品质量、环境）。并将处理情况答复相关方。

　4．3．1．6 各部门直接从外部获取的其他类信息，如产品质量、环境信息，第一时间以《信息联络处理单》形式反馈到质安环部，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。

　4．3．2 内部信息的处理 4．3．2．1 正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递（一般采用有关记录表格或信息联络处理单及会议的形式）日常正常信息；质安环部按照相应程序文件的规定传递方针、目标指标、管理方案、内审结果、更新法律法规等信息，包括质量、环境体系的变更信息。

　4．3．2．2 不符合信息的处理详见《不合格品控制程序》及《环境改进控制程序》。

　4．3．2．3 紧急信息由发现部门迅速传递给办公室，可用电话、传真等方式。

　4．3．2．4 其他内部信息（如员工的建议等）提供者可以《信息联络处理单》反馈给相关部门或办公室进行处理。交流的目的在于促进员工对持续改进作贡献。

　4．3．3 内外部交流的信息应与管理体系形成的信息保持一致。

　5

　相关文件和记录 5.1 《合规义务控制程序》 5.2 《环境改进控制程序》 5.3 《相关方控制程序》 5.4 《不合格品控制程序》 5.5 《信息联络处理单》 5.6 《纠正和预防措施报告单》 5.7 《顾客投诉处理记录表》

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