公式：电子邮件=整理留存+简洁明确+尊重客气+有来有往+正确使用功能 模板：

　1.电子邮件最主要的功能是传递信息、作为工作记录。因此，你要养成发送、整理、保留电子邮件的习惯，每一次邮件往来，都保留了你工作的过程与证据； 2.无论你给谁写电子邮件，请加上一个标题。这个标题的作用不仅仅是让对方知道这封邮件是干嘛用的，也为你日后查找邮件提供了便利。另外，别把问题或者邮件内容直接作为标题； 3.不要直接转发别人的邮件，却不添加任何正文内容； 4.如果你要转发邮件，请注意邮件中是不是有些隐私信息； 5.如果真的暂时没有办法回复的很详细，可以写一句：邮件已收到，我会尽快回复你的。如果你暂时不想回复他的邮件，那么就尽量别点开。因为有些人设置了点开提醒； 6.如果你是被抄送的那个人，一般就是需要知晓。但是，如果对方在发你邮件时抄送了某某某，那么你再回复邮件时，也请抄送某某某； 7.有的时候，邮件抄送给领导，也相当于让领导知晓，省去了事事都要跟领导汇报的麻烦。不过，在抄送领导之前，你最好将工作的主要安排与计划大致跟领导说一下，在得到授权后进行； 8.邮件中还有个功能叫作密抄，就是对方不知道你抄送给了这个人，不常用；

　9.邮件中的附件最好别超过 4 个，否则就感觉特别凌乱。如果超过了，那就打个包。另外，最为关键的是，请不要忘记给附件也命名； 10.邮件中会有标注紧急或重要的标志，你可以使用。但是，不要让你发出的每一封邮件都有这个紧急或重要的标志。这让收件人很不舒服，感觉一直再被催促； 11.邮件开头来个合适的称呼。要么你称呼人家职务，什么王总、孙总、李经理，不确定职务的加个“老师”也是好的；要么你称呼人家比较温馨的名字。如果对方是三个字的名字，你就不要加姓氏了，这样显得亲切点，或者洋气点的来个英文名也行。如果你是群发，那么就写个“各位亲爱的同事”之类的； 12.邮件的正文尽可能简洁、明了、准确。邮件不是职场正式的应用文，少一些繁文缛节，把该说的尽可能说清楚就好了。另外，尽量别往邮件里插入太多的图片啦、表格啥的，显得邮件特别臃肿。最后，你那个邮件里的标点符号，少用感叹号，否则显得那么盛气凌人； 13.邮件正文如果有很多内容，请分行或者用“1、2、3”之类的区分。正文写完了请检查一遍，别匆忙发出去。如果真的发错了，修改后再发送的，也不要标注什么“以此为准”或者什么“终稿”、“终终稿”、“终极稿”，最简单的方式就是标注日期； 14.如果邮件发错了是可以撤回的，但前提是在对方点开邮件之前。如果已经点开了，你就赶紧跟人家电话解释清楚。同时提醒大家那些邮件中重名的人；

　15.邮件结尾的时候，别忘了客气客气。尤其你这份邮件本来就是给别人布置工作或者任务的，什么“大家工作烦劳，多有打扰”之类的。如果你是对领导的，那么加个“请您审阅”之类的； 16.别忘了给自己的邮件设置一个签名。这个签名不用太长，姓名、公司、职务、联系方式、通讯地址，就差不多了。如果你非要显得自己与众不同、品味独特，那么就加一个座右铭或者鸡汤语就差不多了。千万别整一堆没用的。

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