企业对文秘人员素质要求调查分析报告

　企业对文秘人员素质要求的调查报告

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　俗话说：“知己知彼，百战不殆”，校方为我们市场营销学生开设了“市场调查”课程。开展研究型学习，我们课题小组访问了张家界市和慈利县的一些中小企业的领导，作了关于公司对文秘人员素质要求的调查研究。虽然调查还不够全面，但或许能为今后学校培养文秘人员提供参考。具体情况如下：

　一、调查目的

　了解企业目前对招聘文秘的具体要求，根据企业对文秘工作者的要求对教学人才培养方案进行设计。

　二、调查时间：2011 年 9 月 5 日―――2011 年 9 月 14 日三、调查地点：张家界市永定区、张家界市慈利县、苏州。

　四、调查对象

　张家界市永定区、张家界市慈利县、苏州的部分中小型企业。主要涉及服务业、销售业、生产加工、采掘业等行业。

　五、调查方式

　本次调查采取的是问卷调查、访问调查、观察法及查阅二手资料。问卷是发给中小企业的人事部经理或领导，请他们当场填写问卷，并当场收回问卷。我们总计发出问卷 120 份，收回 100 份，回收率约为 83.3%。

　六、调查内容

　主要调查了中小企业的基本信息和企业对文秘人员素质的要求。问卷共设计了10 个问题。（问卷省略）

　七、调查结果

　根据调查，可以得出以下的结论：

　（1）企业需要的文秘人员应具有乐观积极向上的心态

　（3）文秘人员主要的工作就是完成好领导交办的事物。

　（4）企业要求文秘人员做的工作主要是办公室的日常行政安排、领导的日常安

　排。

　 根据上面的一系列图表，我们可以得出以下的结论： 在上述分析中，以服务类、私营企业、 50 人以下为关键词，中小型企业对文秘人员的学历的要求一般都为大专及其以上，对他们的基本要求是对秘书实务、人事工作、财务管理这三方面知识及应用熟悉。小结（1 1 ）私营企业50 人以下服务行业学历要求：大专秘书实务财务管理人事工作  根据上面的一系列图表，我们可以得出以下的结论：（1 1 ）企业需要文秘人员具有乐观向上的心态和较强的工作积极性。（2 2 ）企业需要文秘人员有较强的人际沟通能力和业务知识。（3 3 ）在被调查的 100 家中小型企业中，文秘人员的工作对象多为主要领导。（4 4 ）企业要求文秘人员的工作主要是办公室的日常行政安排、领导的日程安排以及领导的其他工作。小结（2 2 ）文秘主要领导办公室日程行政安排领导的其他工作领导的日程安排乐观自信工作积极主动人际沟通业务知识

　建议一

　（1）公司对文秘人员素质的基本要求：

　作为一名秘书，他一定要是个有责任心的人。这是我们在调查过程中大多数被访问的领导的第一个想法。虽然“责任心”是个非常笼统的概念，但一位副经理这样说道：“我认为，一个有责任心的人，他不会是个做事半途而废的人；一个有责任心的人，他永远不会失去对工作的热诚；一个有责任心的人，他办事领导肯定很放心。”从他对有责任心的人的看法与评价中，我们了解了其中的重要性。不过，这并不是说学历不重要。现今大多数的领导都有较高学历,因此，他们对贴身工作的文秘人员，其学历要求相对也高，一般都应在大专以上，最好要有工作经验，这似乎成了现代企业招聘人才的共识了。当然，作为秘书，不同的秘书工作应具备相应的操作技能，但最基本的也应该具有一些关于业务知识能力及电脑操作的基本能力。

　基本要求:1、学历结构：大专以上；2、外倾与内倾相结合的性格 3、判断力 4、公关意识 5、个人修养 6、合作意识 7、文书 8、财会 9、办公自动化调查中还发现，文秘一发生了一种潜在的变化。现在的文秘已不同于以往的文秘，现在企业要的是“专业”的文秘。例如一个与农业有关的企业，它会招聘懂农业的人，例如农学或种子专业的人才。而非简单的会写文章，会管理的人才。也就是说，更注重一个“专业”。所以，文秘具有极高的被取代性。所以我们要在以后的学习生活中多方面涉及一些东西，防止知识的单一单调化尤其要懂得法律方面的知识，要知法、懂法利用自己的法律知识为社会及自己将来所在的单位谋取利益。

　（2）在求职面试中，公司会如何考查我们：

　根据我们的调查，几乎所有的领导都回答，他们会对来应聘文秘工作的人员，进行各种能力测试，而非“智力”测验。如应变能力，当公司遇到紧急事件，此时领导又不在，秘书是否能应付得当，及时采取措施等等。

　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk 有些领导还提到，也许他们会测试应聘者是否诚实，因为他们需要的不仅是个灵活的秘书，他还需具备诚恳踏实的工作态度。最后，也是最重要的一点，就是要看看应聘者是否对工作有一颗热诚的心。领导们认为，“只有对工作充满热情，才能尽心尽力做好工作，哪怕处在再困难的境地，也会知难而进。”上海易生科技公司副总经理这样说道：“这既是一种对事业的热爱，也是一般的青春活力。” （3）公司对人员试用后，会根据什么来决定是否录用：

　大多数领导的答案都是大同小异。如日常事务的处理、安排，办事的效率及能力等等。一位副总经理说，看一位秘书工作得是好还是不好，就要看他的“回头率”高不高。如果你是一位接待秘书，由于你工作的出色，许多顾客都希望与你公司再次合作，且下次合作时仍由你来做接待；又如，你是一位专门帮公司搞业务的文秘人员，由于你有善于交际的个性，使新顾客成为今后可能的老顾客，使老顾客仍从不间断地与你谈生意进行贸易往来，这就是高“回头率”了。企业是要讲效益的，有高“回头率“的人员，企业当然会很欢迎。

　（4）在工作中应如何处理好与同事、与领导的关系：

　在调查中，各公司的领导给了我们许多建议：在与同事交往时，要表现得合群些，如下班时与同路的人一起回家，有时也跟大家一起出去玩，互相交流交流感情，增进彼此了解。平时做人不要斤斤计较，要有一颗宽容的心，遇事多站在别人的立场上想想，这样你就会成为一名受欢迎的人。在与领导的交谈时，他们谈到，作为秘书要经常适度地给领导以关心，要能够掌握领导的大致思路及意图。如果他正在忙，那么就请务必不要打扰他。当领导遇到困难时，秘书应主动帮助分担，甚至能够帮着解决问题。一位老总说：一名好的秘书在与领导的交往中，成为他的得力助手比成为他的朋友来得更实在些吧。

　（5）在校的文秘学生，应该在哪些方面尤其需加强修养：

　职校生踏上社会，参加工作，要去掉学生腔。要加强上面提到的各种修养，要养成行业的行为规范。老总们说，一般秘书的打扮以整洁大方为主，还可适度

　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk 化点妆，总的看上去要得体，在不同的场合要注意不同的穿着打扮。至于礼仪，许多人认为是一种修养问题，自然作为秘书，能了解这方面的知识，懂得一些礼仪将会为今后的工作及交往带来更多方便。所以在从学校走向社会之际，要加强这方面的训练，养成好的习惯。

　经过上述调查，我发现企业公司对文秘人员的要求主要表现在三方面：学历、工作能力以及一个人的仪表、礼仪。就如一位副总经理所说的：“学历是一个人良好修养的象征；工作经验是一个人能力的体现；而仪表、礼仪则是一个人素质内涵及精神状态的表现。”无论你今后从事文秘还是其他工作，都请记住以下几点：学历，就是求职过程中的敲门砖；工作能力，就是立足于社会的本钱；仪表、礼仪，就是自身，乃至整个企业形象的体现。

　建议二

　根据我们的市场调查分析和二手资料的整理，就学校文秘人才的培养提出以下建议：

　1．主要实践环节及安排

　实践环节学期课时主要内容及要求考核基本技能信息技术基础 1 32 1．按省一级计算机考试目标训练。

　2．全面系统掌握文字录入、文档处理、电子表格、数据库技术等技能。

　3．具备运用 Microsoft Office 等现代办公软件应用操作技能。

　通过省一级考试。

　交际口语实训 1 2 4 28 22 1

　能运用流利地普通话与人交往。

　2．能基本流利地运用英语口语与人交往。

　1．通过国家二乙测试。

　2．通过高校英语 B 级考试。

　3．建议参加英语三级等级考试。

　形体礼仪实训 4 36 1．具备秘书形体、举止、言谈规范得体的素养。

　2．具备秘书职业形象设计能力。

　3．掌握各种各类职业礼仪规范。

　建议参加助理形象设计师考试。

　建议参加国家公关员资格考试专业技应用写作实训 2 3 34 1．掌握文书制作要领和规范，熟悉公文处理程序。

　2．熟练掌握计划、总结、会议记录、合能独立完成四级秘书常用事务文书写作。

　 2. 主要课程能作意向书、商务文书（订货单、产品说明书）写作。

　3．掌握合同、招投标书、涉外商务文书写作 4．了解并熟悉市场调研报告、可行性报告、新闻通稿等较复杂文书写作。

　档案工作实训 5 26 1．掌握现代纸质档案、数字化档案管理基础知识。

　2．具备档案收集、整理、保管、利用、检索等综合应用技能。

　能独立完成中等规模单位档案管理。

　市场营销实训 5 24

　熟悉市场营销的基本理论知识。

　建议考营销师证秘书实务实训 4 36 1．熟练掌握秘书办会技能。

　2．熟练掌握秘书办文技能。

　3．熟练掌握秘书办事、办活动技能。

　1．考取中级秘书证。

　2．熟练掌握办文、办会、办事实务。

　3．建议考取高级秘书证。

　办公设备实训 2 20 1．熟练操作传真机、复印机、扫描仪、摄像机、录音笔等设备。

　2．具备演示文稿、网页制作、操作技能。

　3．具备运用搜索引擎完成网络整合、处理信息的技能。

　1．通过省计算机一级考试。

　2．建议参加省高级考试。

　速记实训 5 34 1．掌握简符缩略快速记录中文资料技术。

　2．独立完成录音机、录音笔与速记结合的记录工作。

　建议通过计算机速记与手写速记考试综合技能秘书综合技能 4 28 1．独立完成秘书商务接待、沟通工作。

　2．独立完成办公室日常事务运作、设备维护、时效管理工作。

　3．合作完成中型及以上会务、商务、活动筹办运作工作。

　1．考取中级秘书证。

　2．建议考取高级秘书证。

　顶岗实训 5 240 在相关实训基地顶岗实习。

　校企双方组织的考核合格及以上。

　毕业论文或者设计 6 108 1．撰写具有贴近岗位、贴近专业、选题来自实践的毕业论文或调研报告。

　2．观点正确，格式规范，字数 4000 以上。

　合格及以上。

　合计

　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk ★（1）.《秘书语言与交际》本课程以培养现代秘书的口语交往、社会沟通技能为目的，要求学生不仅能规范地运用书面语言，而且能结合语境（社交公关类、推销类、求职面试类等）灵活、得体、艺术地运用口头语言，在交际中学习语言、掌握语言。从而使学生既掌握秘书岗位的规范用语，又能根据不同语境恰如其分地运用好专业语言，以更好完成工作任务和实现工作目的。

　本课程为《普通话考证》实训的前修课；与后续课《英语口语》一起组合为口语交际实训内容，其后续终结环节是通过普通话二乙测试，高校英语 B 级考试；并建议参加《大学英语》三级考试。

　(2). 《文秘应用写作》本课程以培养现代秘书的写作技能为目的。课程主要内容为公务文书写作、事务文书写作和经济文书写作的写作要领、制作程序等，通过 60 篇应用型文章的训练，使学生切实掌握计划、总结、会议记录、合作意向书、商务文书（订货单、产品说明书）写作，熟练掌握合同、招投标书、涉外商务文书的写作。了解并熟悉市场调研报告、可行性报告写作。同时，结合《大学信息技术基础》、《办公自动化》等课程内容，使学生能够运用现代自动化办公设备，熟练地对文书进行电子化采编、管理、传播，从而全面强化学生的写作技能、表达水平和运用能力。

　正确掌握各类文书的格式及写作要领，能熟练准确地撰拟各类应用文书，具备相应的规范化、程序化处理文书的能力。拟采用案例写作，公文例文纠错测试学生的实际掌握水平，并要求学生能根据各种文体需要实施采访，组织文稿的采、编、写，并能根据各实践部门情况进行真实的文书程序化处理实习。

　本课程的前修课程为《阅读与写作》、《中国文学欣赏》、《外国文学欣赏》；其后续终结考核环节是毕业论文写作。

　（3）《秘书理论与实务》本课程以培养学生办会、办事、办文、办活动为核心的管理服务技能为目的。课程的主要内容为秘书工作的基本知识和具体实务。通过秘书案例教学和项目载体教学，以能力本位精神贯穿教学过程，从而使学生全面掌握秘书实务的各项内

　掌握秘书应具备的基本素质及秘书工作的基本职能，能分析各种秘书工作案例，通过全真模拟情景演练考核学生独立进行办文、办会、办事的工作能力，为秘书职业资格考证奠定理论基础。本课程采用模块式教学，理论与实践同步交叉进行，加强以学生为主体的实践环节。实训教学采用单项技能模块和综合技能模块相结合，结合虚拟的情景模拟，演练秘书整个工作流程环节。运用情景教学、交互式教学、多媒体教学等手段强化秘书工作任务和工作角色。

　本课程的前修相关课程为《管理基础与实务》；后续教学环节是参加中高级秘书资格证考试，其中中级资格证为必须考取证书。

　（4）《档案管理实务》本课程以培养现代秘书档案管理与信息处理技能为目的。主要内容为现代纸质档案、数字化档案管理的内容与方法，通过项目载体的实训教学，使学生掌握档案及档案管理的有关知识，具有传统纸质档案收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、利用能力，具有利用计算机进行现代化档案管理和信息处理的技能。

　本课程系《秘书理论与实务》相关后续课程，是对秘书实务的专业细化。后续教学环节是参加中高级秘书资格证考试，其中中级资格证为必须考取证书。

　（5）《公共与礼仪》本课程以培养现代秘书社会交往、沟通、公关活动技能为目的。课程采用能力本位教学形式，使学生通过建立虚拟组织设立公共关系部门或分析某具体知名企业等形式，明确公共关系工作对象、公共关系基本职能、公关从业人员的基本素质能力要求；具备实施公关调查、公关策划、公关传播等公关活动能力；具备一定沟通协调技能和应对化解危机能力；能进行个人形象设计，正确着装、修饰，形成良好的姿态举止，掌握规范的职业交往礼仪，具备正确安排与操作签字仪式、剪彩仪式技能。

　本课程采用项目任务导向式教学，加强以学生为主体的实践环节，实训过程中以任务为先导，以团队合作形式，针对具体职业活动、模拟情景，运用相关原理解决公关问题，同步达成课程单元的知识目标与能力目标。

　（6）《大学信息技术基础》本课程以培养现代秘书计算机信息运用技能为目的。课程主要内容为计算机操作系统的基本操作使用，掌握计算机维护知识，培养学生文字录入、文档处理、电子表格、数据库技术、网络技术应用、软件应用等计算机实用操作技能。为今后实际办公室工作打基础。

　掌握计算机基本原理，熟练使用常用操作系统，达到 80 字/分钟以上的中文字录入速度，能熟练编辑各类电子文档，电子文档排版符合规范化和美观要求，熟练使用办公软件进行管理。

　本课程系《办公自动化》前修课，其终结考核要求是考国家计算机一级考试。

　（7）《办公自动化》本课程以培养现代秘书计算机信息运用技能为目的。主要内容是学习现代化办公设备所用硬件与软件设备使用等知识，具备熟练的软件使用、网络文书处理、网络会议系统操作技能，能够高效准确地利用网络技术和软件，在网络上进行各种操作并建立简单的局域网技术，具备运用网络处理信息技能。

　学习现代化办公设备原理，熟练操作使用传真机、复印机、扫描仪、摄像机等办公自动化设备，会对设备进行日常基本维护与保养，能进行演示文稿和网页制作等各类操作，能运用网络收集并汇总分析处理信息，对信息进行整理加工、传递、反馈和开发利用。

　（8）《阅读与写作》本课程以培养现代秘书写作技能为目的。主要内容为，通过渗透着小说、诗歌、散文等文体的文学阅读与写作基础知识的熏陶与模仿，通过短文写作的实训，使学生全面掌握写作技巧，奠定文字写作基础。

　本课程为《文秘应用写作》的前修课。

　（9）《形体训练》

　熟练掌握秘书职业形象设计和标准举止规范、言谈风度，掌握在不同场合中的职业礼仪规范，通过个体演练与团体协作情景模拟等实践方式考核学生职业形态、举止、服饰、各种礼仪表现等精神面貌，要求展示秘书良好的待人接物等礼仪修养。

　（10）《外贸理论与实务》本课程以培养现代涉外秘书涉外商务方面的服务技能目的。课程主要内容为介绍我国发展对外贸易的基本知识，结合对外贸易的基本理论和国家的有关方针政策，分析和探讨当前我国对外贸易的主要实际问题。课程通过项目化教学和案例教学，在实际训练中培养学生对外贸业务流程和环节的操作技能，强化学生对外贸业务的分析问题、解决问题能力和报关业务的操作能力。

　（11）《人力资源管理》本课程以培养现代秘书人事管理技能为目的。课程综合管理学、经济学、心理学、社会学等现代应用管理学知识。通过案例教学与项目载体教学，培养学生沟通、协调、管理、服务等综合能力，使学生掌握人力资源管理流程的内在联系及规律，掌握工作分析、人力资源战略规划、招聘与流动、开发与人员培训、绩效考核、薪酬管理、职业管理等理论和实务，从而适应组织人力资源管理相关岗位的任职需要。

　本课程为前修课为《管理基础与实务》，系《企业经营与管理》（12）《文献搜索》本课程以培养文秘人员文献搜索为目的，通过项目教学，培养学生的信息搜索、整理等能力。

　（13）《经济法基础》据调查统计分析，企业对文秘人员的主要工作对象是主要领导，要求文秘人员了解一般社科知识，再付做领导决策时，熟悉各项经济法律。本课程为文秘人员熟悉经济法为目的，通过学习了解经济法概论、个人独资与合伙企业法律制度、公司法、合同法、市场管理法、工业产权法、会计法、金融法、税法基础知识、

　（14）《市场营销学》市场营销学是一门科学性和艺术性兼备的应用型学科，是建立在经济科学、行为科学、现代管理理论基础之上的综合性应用科学，研究以满足消费者需求为中心的企业市场营销活动及其规律性，具有全程性、综合性、实践性的特点，是管理类各专业的必修课，同时还是人文、哲学、社会科学等专业的重要课程。本课程能培养学生具备管理、经济、法律、市场营销等方面的知识和能力，能在企事业单位以及政府部门从事市场营销与管理以及教学、科研方面工作的工商管理学科人才（15）《商务英语》、《英语口语》商务英语是以适应职场生活的语言要求为目的，内容涉及到商务活动的方方面面。商务英语课程不只是简单地对学员的英文水平、能力的提高，它更多地是向学员传授一种西方的企业管理理念、工作心理，甚至是如何和外国人打交道，如何和他们合作、工作的方式方法，以及他们的生活习惯等，从某种程度上说是包含在文化概念里的。

　（16）《秘书心理学》本书以心理学的基础理论为基石，以秘书工作的心理活动和心理需求为主体。主要有秘书常规工作及心理分析，秘书的角色，个性类型理论与秘书工作，秘书的工作价值，秘书的人际交往与沟通，秘书调研工作的心理与技术，秘书的职业生涯发展规划，秘书的压力管理。

　（17）《基础会计》

　主要对基础会计学的基础知识作了介绍，具体内容包括借贷复式记账法与会计业务循环、企业基本经济业务的核算、制造业企业主要经济业务的核算、账务处理程序、会计核算组织与规范等。该书可供各大专院校作为教材使用，也可供从事相关工作的人员作为参考用书使用。

　九、小结本次调查研究通过对抽样调查资料的统计分析，从数据、方式、内容等方面描述了文秘专业学生存在的问题，并且结合了用人单位对文秘人才的建议，分析调查的数据及调查过程中获取的信息，研究的主要结果有以下几个方面：

　学校在设置课程时要注意：

　（1）

　适当精简专业基础必修课程，以实用、够用为宜。增强课程的应用性，减少课程的理论性；适当增加课程门数，减少每门课的课时数。

　（2）

　适当增加专业方向课程比重，开设“秘书+商务英语”、“秘书+国贸”、“秘书+商务管理”等秘书方向，走复合化培养道路。复合化培养模式有助于强化学生的综合素质，拓宽学生的就业渠道。

　（3）

　突显现代化文秘特色。应通过开设办公自动化、涉外文秘、外语口语交际、计算机应用软件使用和汽车驾驶技术等课程，切实增强学生的动手能力。

　（4）

　增设选修课程。选修课的内容可以涵盖人文、社会、经济、管理等学科，如企业文化学、企业管理学、经济法基础、书法等，以增强学生对社会、企业以及个人的了解。

　（二）

　学生在学习课程应注意：

　（1）

　牢固掌握基础知识，掌握文秘岗位必须的基本理论，包括秘书学、应用文写作、办公室管理、会务管理、公关关系等基础知识。

　（2）

　注意课余时间的实践练习，增强实际工作经验与水平。

　（3）

　不断提升自身的语言表达能力、与人沟通能力，能够做到无论在什么样的环境下都能很好地、全面的展现自己。

　（4）

　丰富自己的课余爱好，提升自身的文化修养。

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