V:1.0 精选管理制度

　总经理室管理规章制度

　2020- -6 6- -8 8

　总经理室管理规章制度

　总经理室规章管理制度 □

　办公纪律管理规定 1．凡本公员工上班要带胸卡。

　2．坚守工作岗位不要串岗。

　3．上班时间不要看报纸、玩电脑游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情。

　4．办公桌上应保持整洁，并注意办公室的安静。

　5．上班时穿西装和职业装，不能穿超短裙与无袖上衣及休闲装，不要在办公室化妆。

　6．接待来访和业务洽谈应在会议室进行。

　7．不要因私事长期占用电话。

　8．不要因私事拨打公司长途电话。

　9．不要在公司电脑上发送私人邮件或上网聊天。

　10．不经批准不得随意上网。

　11．未经允许，不要使用其他部门的电脑。

　12．所有电子邮件的发出，必须经部门经理批准，以公司名义发出的 邮件须经总经理批准。

　13．未经总经理批准和部门经理授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料。

　14．不要迟到早退，迟到５分钟以内，１小时以内，每次扣发工资５元。

　15．请假须经部门经理、分管副总或经理书面批准，到办公室备案；假条未在办公室即时备案，公司以旷工论处，扣减工资。

　16．平时加班必须经部门经理批准，事后备案公司不发加班费。

　17．不论任何原因，不得代他人刷卡，否则将被公司开除。

　18．因工作原因未及时打卡，须及时请部门经理签字后于次日报办公室补签，否则会作旷工处理。

　19．加班必须预先由部门经理批准后再向办公室申报，凡加班后申报的，办公室将不予认可。

　20．在月末统计考勤时，办公室对任何空白考勤不予补签，如因故未打卡，请部门主管签证到办公室及时办理。

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　21．吸烟到卫生间，否则将被罚款。

　22．请病假如无假条，一律认同为事假。

　23．请假条应于事前交办公室，否则将视为旷工。

　24．各部门因当日外勤而不能回公司打卡的员工，请部门第一负责人在当日８时３０分以前写出名单，并事后签证。

　25．凡出远勤达１天以上者，须先填报经部门主管或领导批准的出差证明单。

　26．因故临时外出，必须请示部门经理；各部门全体外出，必须给总经理办公室打招呼。

　27．不得将公司烟缸、茶杯、文具和其他公物带回家私用。

　28．在业务宴请中，勿饮酒过量。

　29．无工作需要不要进入经理办公室、计算机房、客服中心、档案室、

　打字室、财务部以及会议室、接待室。

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　□

　 办公规范管理制度 第一条 为使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次，特制定如下规定。

　第二条 办公仪表规范：

　１． 男士着制服深色套装（马甲）、衬衣、皮鞋，必配领带； ２． 女士着制服深色套裙（或裤）、马甲、衬衣、皮鞋； ３． 头发梳理整齐，服饰熨烫挺括，领带正挺，皮鞋亮净。

　第三条 卡座区规范：

　１． 办公桌：桌面除电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他物品； ２． 辅桌：放文件盒、少量工具书； ３． 坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正； ４． 电脑：主机上方有显示器，电脑置写字台左前角； ５． 卡座屏风：内外侧不允许有任何张贴； ６． 垃圾篓：罩塑料袋，置写字台下右前角。

　第四条 办公室规范：

　１． 办公桌：桌面除公司购置案头用品及电脑外无其他物品； ２． 辅桌：桌面置文件盒、笔筒、书籍外，不准放其他物品； ３． 电脑：桌面呈４５度角贴墙放置，横式主机置显示器下，竖式主机置桌面下； ４． 拖柜：置办公桌下左角或辅桌后部，面朝办公椅； ５． 垃圾篓：置辅桌后； ６． 饮水机：放指定地点，不得随意移动。

　７． 报刊：必须上报架，或阅完后放入办公桌内； ８． 外衣手袋：请置挂于衣帽间或柜子内，严禁随意放在办公桌椅及地柜上。

　第五条 语言规范：

　１． 交往语言：您好、早晨好、早、晚、再见、请问、请您、劳驾您、关照、谢谢、周末愉快，拜拜； ２． 电话语言：您好、请问、谢谢，再见； ３． 接待语言：您好、请稍后、我通报一下、请坐、对不起、请登记、我即去联系、打扰您一下、好的，行（切勿说“不”）。

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　第六条 行为规范：

　１． 坚守工作岗位，不要串岗； ２． 上班时间不要看报纸、玩游戏或做与工作无关的事情； ３． 办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静； ４． 上班时间，不要在办公室化妆； ５． 接待来访和业务洽谈，请在接待室或会议室进行，私客不得在卡座区停留； ６． 使用接待室和会议室，要事先到办公室登记，一般内部事务不得随意使用接待室； ７． 不要因私事打公司长途电话，凡因私事打电话，发现一次罚款××元； ８． 不要在公司电脑上发私人邮件或上网聊天，发现一次，罚款××元； ９． 不要随意使用其他部门的电脑；私客未经总经理批准，不准使用公司电脑； １０.所有电子邮件的发出，须经部门经理批准，以公司名义发出的邮件须经总经理批准； １１.未经总经理批准和部门经理授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料； １２.严格遵守考勤制度，迟到、早退按规定扣款； １３.不论任何原因，不得代人打卡； １４.吸烟请到吸烟室，否则罚款××元； １５. 请病假如无假条，一律认同为事假。

　１６.凡出远勤达１天以上者，须先填报经部门主管或领导批准的出差证明单。

　1 7.因故临时外出，必须请示部门经理；各部门全体外出，必须给总经理办公室打招呼。

　１８.不得将公司烟缸、茶杯、文具和其他公物带回家私用。

　１９.无工作需要不要进入经理办公室、计算机房、客服中心、档案室、打字室、财务部以及会议室、接待室。

　本规范从

　年 月 日开始执行，望全体员工自觉遵守，

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　总经理办公室即日起将实施监督与检查。

　□办公室经理职责规定 第一章

　职务规定 第一条 负责督促、检查行政部门对上级的指示、总经理办公室决议及总经理决定的贯彻执行。

　第二条 定期组织收集、分析、综合公司有关生产、行政等方面的情况，主动做好典型经验的调查总结，及时向总经理汇报、请示工作，并定期向上级书面汇报。

　第三条 根据总经理指示，负责组织总经理主持的工作会议，安排并做好会务工作。

　第四条 负责起草总经理授意的综合性工作计划、总结和工作报告。

　第五条 组织起草总经理办公室文件（负责审核各职能部门以总经理办公室名义起草的文件），组织并做好公司文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。

　第六条 组织做好总经理办公室印鉴和介绍信的使用保管、函电收发和报刊收订分发工作，并及时编写公司的大事记。

　第七条 协调、安排涉及多部门主管参加的各种会议。

　第八条 组织并做好来客接待和公车的管理工作。

　第九条 指导并做好电话话务与机线维修工作。

　第十条 根据总经理提出的方针、目标、要求，及时编制本室的方针目标，并组织贯彻落实。

　第十一条 负责公司办公用房的分配调整及办公用品、用具标准的制定和管理，并对办公用品、用具标准化及各部门文明办公进行检查督促。

　第十二条 负责完成总经理临时交给的各项任务。

　第二章

　职权规定 第十三条 有权向公司各部门索取必要的资料和情况。

　第十四条 有权检查督促对总经理指示的贯彻执行情况。

　第十五条 有权催促各部门按要求完成公司下达的工作任务。

　第十六条 有权催促各部门及时做好文件与资料的立卷、归档工作。

　第十七条 有权按总经理的指示，协调各部门之间的工作关系。

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　第十八条 有权安排、调度公车的使用。

　第十九条 对各部门以总经理办公室名义起草的文件有审核和校正权。

　第二十条 对不符合规定，或质量不高、效果不大的文件、资料，有权拒绝打印发放。

　第二十一条 对要求各部门主管参加的会议、有综合平衡或精简压缩的权力。

　第二十二条 有权根据总经理的指示，对办公用房进行分配和调整，并对办公用品、用具标准化进行检查、督促。

　第三章

　职责规定 第二十三条 对得知生产工作出现异常情况后未及时向总经理反映，以致造成重大损失负责。

　第二十四条 对总经理办公室行文的差错，收集与整理的资料失实而造成的严重后果负责。

　第二十五条 对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损坏负责。

　第二十六条 对公文、函件、报刊、电报传递不及时，或发生丢失、误传现象，影响工作负责。

　第二十七条 对印鉴、介绍信管理不严或使用不当而造成的不良后果负责。

　第二十八条 对下属工作质量差造成的不良影响负责。

　第二十九条 对本室所属岗位发生的设备、人身、交通、火灾事故负责。

　第三十条 对未及时根据公司方针目标的有关要求，编制好本室方针目标或未及时检查和落实负责。

　□总办助理工作制度

　第一章

　助理的任务

　第一条 助理的任务是代替公司经理处理那些可以由其他人完成的工作和为经理的工作做好准备。

　第二条 本公司助理的工作有很多项内容，简单地表示如下：

　１． 传达； ２． 运转； ３． 助手；

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　４． 书籍文件整理； ５． 室内整理； ６． 代行事务； ７． 会计事务； ８． 调查； ９． 记录； １０． 接待。

　第三条 以上工作的内容以及分量，根据经理的意图和各项工作的具体内容决定。

　第二章

　助理的工作内容

　第四条 传达事务的工作内容具体如下：

　１． 接待来访 来访者各有不同，事有大小，助理要区别对待。对应该会见的人，应直接转达对方的意图，并引其进入会客室或经理办公室，不论对方要求见面还是仅仅预约。对不宜会见的人，在请示经理后以“不在”、“正在开会”或“工作很忙”等为由拒绝对方，或是将个人意见报经理后作出答复。

　２． 收听电话 收听电话时一定要先声明“这里是××公司”等，然后记下对方的姓名、工作单位、有什么事情，根据对方情况，不妨碍时可明确回答，但一般不说经理是否在。

　３． 转达 需要转达时要正确听取对方的身份和要转达的内容，并准确、迅速地转达。

　４． 文件的收发及分送 收到的邮件或送来的文件，首先要区别是需直接送呈经理的，还是需助理先进行处置和整理的，或者是私用文书（这些区分的范围需事先请示经理），需经理办理的要直接送交经理。经理不在时，如果有与经理直接有关的留言、电报、快递，可用电话告知。

　第五条 日常运转工作内容涉及出席会议、旅行、参加宴会、拜访、起

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　草文件等各方面。

　１． 日程的设计及其安排 对所确定的经理应处理的事项，如会见，出席高层职员会、总会等会议的日期和时间进行记录整理，并随时进行调查，协助经理制定出日程表。

　日程计划应记入每月日程表，必要时在上面记下预定内容和变更情况。

　２． 准备及安排 有些工作需要特别的准备和安排，而且这些工作通常都有一定的时间限制，因此必须提前做好适当的准备。

　第六条 用品的整理

　助理应将经理工作中所需的文件资料、各项用品及备用品事先准备齐全。

　１． 在办公室内 平常经常使用的物品及备用品，应在合适的地方放置合适的数量。为此，应设计一张用品及备用品的明细表，在上面记下品种，一月或一周所需数量以及补充的数量和补充日期，此外还必须存有一定量的备用品，以便随时补充。

　２． 经理外出时 经理外出时需使用的钢笔、铅笔等，每天都应事先准备好一定数量，需要收入提包内的物品也要作同样考虑。这些需要准备的物品应在询问过经理后制作一张明细表，事先贴在那里以防遗漏。如果是出差，还应考虑出差地点和天数等，更要经常征询经理意图，以准备好所需用品。

　３． 文件、资料的准备 首先要清楚哪些文件是重要的，如不明白，要详细询问，以便将可能会用的文件材料一并准备齐全。然后画一张文件明细表以方便使用。

　第七条 文件整理业务 １． 为使经理处理完毕或正在使用的文件不丢失、散乱，并且随时可以提用，需要对这些文件进行整理。整理工作首先要根据经理意

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　见将文件分类，并放入固定的装具和容器内，使用中还要经常整理，以便很容易地查到文件。

　２． 整理工作的关键是分类项目的确定。保管及整理文件用品的选择和整理、借阅手续的完善。

　３． 业务用的文件分为正在处理的文件、正在运行的现行文件和已处理完毕的文件，此外还有机密类文件。根据应用情况还可以分为每日必用、常用和不常用三种。

　４． 经过这样的整理后，有必要对其进行装订，并给每一个文件集合体以一定的户头名称。应在听取经理意见后再制一张文件分类的明细表，将表张贴在保管场所或保管人的桌子上，便于参照。

　第八条 整理、清扫工作

　此项工作应由助理督促事务员和勤杂工来完成。工作中须注意如下几点：

　１． 清理桌面

　 台历和墙上挂的日历要每天调整日期。桌子要擦抹干净。常用品要准备好，并按要求备齐数量。将前一天取出的图书、文件放回原处，有破损和污染的物品要清扫或更换。

　２． 室内的物品都要放在固定的地方。

　３． 根据当天的天气情况随时调整空调和窗帘。

　第九条 代行业务 助理可以代行的事务主要有：

　１． 参加庆典、丧礼等仪式 这种场合要特别留心服装和服饰品及行为仪表的得体，同时还要十分讲究寒喧、应酬的用语。

　２． 转达经理意见或命令 表达经理意见要完整准确，注意简洁、迅速。有时根据情况，还要将对方的答复向经理汇报。

　第十条 会计事务 该项事务是指由经理直接使用的几种账目的管理，包括：各项物品的购入及发放、资产的调配及运用、现金收入及支出等方面的账目记录及管理。

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　１． 关于资产状态及收支情况要制作明细表，至少一个月要制作一张月报表，在特殊情况下，要随时根据经理及副经理的要求拿出报表。

　２． 处理资产状况还应注意以下几点：

　（1）

　支出及收入可以根据原始凭证将其发生额记入现金出纳账中。现金出纳账与现金余额的多少应保持一致。票据上要有经手人和助理的印章以明确责任，每个月应有两三次，将这些收据汇总后让经理过目； （2）

　日常的现金支出应限定一定的数量，除此之外，若有特殊项目，应申请特别支出的资金或开出支票； （3）

　开具支票需有收据或其他凭证，并在支票上记下用途，由经理盖章； （4）

　资产分为土地、建筑物、有价证券、备用品及各种家具杂物的押金等。应设立各种资产的台账及有价证券本，详细记录各种资产的内容、单价、数量、现有额及出入额等； （5）

　银行存款及邮政储蓄要设存款底账。接受款项者应按名称分别立账并明示余额。

　３． 各种物品的购入和发放应特别注意有无使用申请和手续是否齐备，并及时入账，以免遗忘和推迟记账。

　第十一条 协助调查 公司的调查通常分为特命调查和一般性调查两类。公司在开展各种调查工作时，办公室助理须做好协助工作。

　１． 进行调查工作时，助理应选择并委托合适的专家、顾问进行或将他们列为调查委员，并与之保持日常联系，需要时提出调查课题请他们完成。

　２． 有些专业事项的调查，助理也可以亲自听取专家和当事人的意见，或在调查各方面情况后，将意见和调查情况汇总后报告给经理。

　第十二条 文书工作 文书工作有三个方面：书写信函、起草文件、以及誊清或印刷文件。

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　１． 信函的完成 对经理经常会使用的信件种类可事先汇集为“标准通信范例”，需要时选择一种略加增删便可使用，较为方便。

　２． 文件的誊清及印刷 主要包括将草案以笔记形式誊清、用打字机打印、直接印刷以及辑录图书杂志上的有关内容等四项工作。

　第十三条 联系业务 联系工作就是要向经理或副经理转达某项事情并向对方转告经理或副经理的意图，听取对方的答复，并将答复再次反馈给经理。

　第十四条 招待事务 招待是指在经理外出、返回或有客人来访时的礼仪性款待，多指派事务员或勤杂工来完成。款待包括向导、收存携带物品、奉送茶点、迎来送往等。

　１． 为经理服务 为经理服务的工作内容主要有以下一些：

　（1）

　经理外出时应备好车辆； （2）

　回到公司时，要接过脱下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并随时有刷子清洁这些衣物； （3）

　从外面回到办公室的时候，夏天要递上湿毛巾、汽水、咖啡或苏打水，冬天应马上递上热茶或咖啡； （4）

　还要视天气情况调好空调。

　２． 为客人服务 助理还须为客人服务，比如出入公司时参照对经理的服务进行接待。若需要来访者等候时，应递上报纸、画报等。

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　□ 助 理事务处理制度

　第一条 一般信件的处理 １． 书信在社会生活中对于联系人们感情、处理各种事务有着重要的作用。助理必须能写漂亮的信件。

　２． 信件只有一面时，在信封内再放入一张白纸更为妥贴。

　信封的下面右侧写收件人地址、中间写收件人姓名，应有尊敬的称呼。收件人姓名下方可写“足下”、“助理”字样表示尊重，也可以根据信件内容写上“亲启”、“亲阅”、“急件”等字样。信封背面封口处通常用“×”符号或“封”、“缄”等字。

　３． 信件要写得平易、准确，文字要写得正确、易读。

　第二条 西文信件的处理 助理到机要室发出西文信件时，应依照以下方法进行：

　１． 信纸和信封一般采用白色，有时也可使用浅色调。信的结构分为书头（Heading）、起句（Opening）、正文(Boby)、结句（Ending）、收件人姓名（Address）、和署名（Signature）六部分。

　（1）书头（Heading）

　将发信人的住址、日期写在左上角，日期也可写在右上角。商业信件和公用信件标识一般写在右上或中间外。

　（2）起句（Opening）

　一般在信件开头写上“Dear××”，美式信件多采用 My Dear、或My Tanka 等形式，而在英国使用“My”是亲近的表现，对地位高的一方应用“Sir”。

　（3）正文(Boby) 直接写主要内容。

　（4）结句（Ending）

　在正文内容结束后写上 Yours sincerely,Yours truly,更亲切时可用 Lovingly faithfuly，对不认识的人通常用 Yours faithruly。

　（5）收件人姓名（Address）

　在社交用信件中，收件人姓名已写在信封上，因此正文中可省略。而公务信件应在信纸第一页的左下方写上收件人姓名。

　（6）署名（Signature）

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　署名要使用全称，以示正式和尊重。如用,就不如用 2.信封的写法 信封的格式如下图所示：

　Kobayasi 2 Taisido Setagaya Tokyo Japan 另外，信封中还有一些常用词，比如转送（Please forward）、亲启（Private）、加急（Immediate）、把××转交（Kindly forwarded by Mr ××)等。

　第三条 祝辞及礼仪信件的处理 助理经常要为各种各样的典礼、仪式写祝辞。祝辞的要领是简短，但重要的内容不能遗忘。公司备有祝辞礼仪大全，助理可增删后使用。

　第四条 邮寄物品的处理 助理必须了解有关邮寄物品如信件、电报、包裹的常识。

　1．普通邮件 （1）第一种邮件（信件）

　①定形邮件 重量分 25 克和 50 克，邮寄费用不等。

　②不定形邮件 费用分为几档：50 克、50~100 克、100~250 克、250~500 克、1公斤、2 公斤、3 公斤、4 公斤。

　③简便信件 （2）第二种邮件（明信片）

　①明信片

　××元 ②贺年卡

　××元 ③往返明信片××元 ④小盒明信片××元 （3）第三种邮件

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　通报、公报、每月发行三次以上的报纸和推销商发出的邮件。

　（4）第四种邮件（免封装邮件）

　①函授教育 ②盲文邮件

　（免费）

　2．特殊邮件 （1）挂号信：①现金②非现金③简单挂号 （2）快递：照重量收取不同费用 第五条 旅行安排 助理必须为上司做好旅程安排，购买车票等工作。

　1．旅行日程 应先写出日程安排，发往所到之地和公司内有关部门。

　2．购买票据 购买票据时应注意下列事项：

　（1）

　乘车票、卧铺票、特快票，最好提前预定。

　（2）

　购来的车票是几号车、几号等要记下来，以便和迎接的分公司联系。

　（3）

　对常用的飞机航班和火车发、到时刻应事先准备一张表。

　第六条 礼品的回赠 接受经理购买礼品的旨意时，应先询问预算，确认送礼目的，并问清受礼方的爱好、年龄等。在被问到“买什么好”的时候，助理要提出可行的建议。为此助理平时要阅读百货商店的介绍，有空还应该到一些专卖店进行调查。

　第七条 就餐礼仪 １． 就餐不要出声音，喝汤时不有吸，饭后最好不使用牙签。

　２． 餐具应从外侧取用，刀、叉分放盘子两侧表示还要继续用，若用餐完毕要将刀叉一并放在盘子右侧，此时侍者会撤下盘子。

　第八条 服饰要求 １． 服饰必须清洁卫生，不能染上脏物。对女助理来说，重要的是表现内在美，提高修养。有好的修养，对服装的鉴赏力就会提高。

　２． 在公司时穿着不应过于漂亮。

　３． 注意在以下场合的服饰要求：散步时不要戴耳饰，参加宴会时，

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　套裙下不可穿短袜和低跟鞋。

　４． 在服饰的色彩搭配方面，要考虑全身色调的和谐，不可以同时使用三种同样的色彩。

　□员工保密制度 第一条 保密工作是指对可能发生的泄密和窃取活动采取的系列防范措施。

　第二条 保密工作原则：积极防范，突出重点，严肃纪律。

　第三条 全体员工应做到：不该看的不看、不该问的不问、不该说的不说。

　第四条 文件和资料保密：

　１． 拟稿：文稿的拟定者应准确定出文稿的密级。

　２． 印制：文件统一由行政管理部印制。

　３． 复印：复印秘密文件和资料，由主管总裁批准。

　４． 递送：携带秘密文件外出，由两个同行，并包装密封。

　５． 保管：秘密文件由行政管理部统一保管，个人不得保存。如需借阅，由主管总裁批准，并于当天收回。

　６． 归档：没有解密的文件和资料存档时要在扉页上注明原定密级，并按有关规定执行。

　７． 销毁：按档案管理的有关规定执行。

　第五条 对外披露信息，按公司规定执行，按下列程序办理：由部门经理、主管总裁、法律事务处会签。

　第六条 保密内容按以下三级划分：

　１． 绝密级：

　（1）

　集团领导的电传、传真、书信； （2）

　非公开的规章制度、计划、报表及重要文件； （3）

　集团领导个人情况； （4）

　正在研究的经营计划与具体方案。

　２． 机密级：

　（1）

　集团电传、传真、合同； （2）

　生产工艺及指导生产的技术性文件和资料； （3）

　员工档案；

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　（4）

　组织状况，人员编制； （5）

　人员任免（未审批）。

　３． 秘密级：

　集团的经营数据、策划方案及有损于集团利益的其他事项。

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　超市印信管理制度 □印章管理制度 第一条 本制度就公司内使用的印章的制度，改正与废止、管理及使用方法作出规定。

　第二条 本规定中所指印章是在公司发行或管理的文凭、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。

　第三条 公司印章的制定、改刻与废止的方案由总经理办公室主任提出。

　第四条 总经理办公室主任必须在提出的议案中对新旧公司印章的和种类、名称、形式、使用范围及管理权限作出说明。

　第五条 公司印章的刻制由总经理办公室主任负责，更换或废止的印章应由规定的各管理人迅速交还总经理办公室主任。

　第六条 除特别需要，由总经理办公室主任将废止印章保存三年。

　第七条 公司印章散失、损毁、被盗时，各管理者应迅速向公司递交说明原因的报告书，总经理办公室主任则应根据情况依本章各条规定的手续处理。

　第八条 总经理办公室主任应将每个印章登入印章登记台账内，并将此台账永久保存。

　第九条 印章在公司以外登记或申报时，应由管理者将印章名称、申报年月日以及申报者姓名汇总后报总经理办公室主任。

　第十条 公司印章的使用依照以下手续：

　１． 使用公司或高级职员名章时应当填写“公司印章申请单”。（以下简称申请单），写明申请事项，征得部门领导签字同意后，连同需盖章文件一并交印章管理人； ２． 使用部门印章和分公司印章，需在申请单上填写用印理由，然后交所属部门经理，获认可后，连同需要用印文件一并交印章管理人。

　第十一条 公司印章的使用原则上由印章管理人掌握。印章管理人必须严格控制用印范围和仔细检查用印申请单上是否有批准人的印章。

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　第十二条 代理实施用印的人要在事后将用印依据和用印申请单交印章管理人审查。同时用印依据及用印申请单上应用代理人印章。

　第十三条 公司印章原则上不准带出公司，如确因工作需要，需总经理批准，并由申请用印人写出借据并标明借用时间。

　第十四条 常规用印或需要再次用印的文件，如事先与印章主管人取得联系或有文字证明者，可省去填写申请单的手续。印章主管人应将文件名称及制发文件人姓名记入一览表以备查考。

　第十五条 公司印章的用印依照以下原则进行：公司、部门名章及分公司名章，分别用于以各自名义行文时，职务名称印章在分别以职务名义行文时使用。

　第十六条 用印方法：

　1．公司印章应盖在文件正面； 2．盖印文件必要时应盖骑缝印； 3．除特殊规定外，盖公司章时一律应用朱红印泥； 4．股票、债券等张数很多，盖章麻烦时，在得到经理批准后，可采取印刷方式。

　第十七条 本规定从发布之日实行。

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　□ 公章使用办法

　第一条 公司可以对外使用的公章 公司章、公司业务专用章（办公室章、人事部章、财务部章、合同专用章）。

　第二条 公司章使用范围 1．以公司名义上报总公司的报告和其他文件。

　2．以公司名义向上级国家机关、各省市、自治区党政机关发出的重要公函和文件。

　3．以公司名义与有关同级单位的业务往来、公函文件和联合发文等。

　第三条 公司业务专用章使用范围 1．办公室章：以办公室名义向公司外发出的公函和其他文件、联系工作介绍信、刻制印章证明。

　2．人事部章：就有关人事、劳资等方面业务代表公司用章。

　3．财务部章：就有关计划、财务等方面业务代表公司用章。

　4．合同专用章：以公司名义签订的协议、合同和有关会议纪要等。

　第四条 公司印章使用手续 1．公司章、财务章、合同专用章必须经总经理、副总经理批准方可使用。

　2．办公室章由办公室经理批准后使用。

　3．使用公章必须事先履行登记手续。

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　□印信使用管理规定

　第一条 印章的种类 1．印签：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。

　2．职章：刻有公司董事长或总经理职衔的印章。

　3．部门章：刻有公司部门名称的印章。其不对外单位的部门章可加注“对内专用”。

　4．职衔签字章：刻有经理及总经理职衔及签名的印章。

　第二条 印章的使用规定 1．对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构以公司名义的行文，盖公司章。

　2．以公司名义对国家机关团体、公司核发的证明文件，及各类规章典范的核决等由总经理署名，盖总经理职衔章。

　3．以部门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决行文由经理署名，盖经理职衔签字章。

　4．各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时，盖部门章。

　第三条 印章的监印 1．总经理职章及特定业务专用章由总经理核定本公司的监印人员。

　2．总经理职衔签字章的监印人员为总经理室主管。

　3．经理职衔签字章及部门章由经理指定监印人员。

　第四条 印章盖用 1．用印前，先填写“用印申请单”，经主管核准后，连同经审核的文件文稿等交监印人用印。

　2．监印人除于文件、文稿上用印外，并应于“用印申请单”上加盖使用的印章存档。

　第五条 各种印章由监印人负责保管，如有遗失，由监印人负全责。

　第六条 监印人对未经刊行文件，不得擅自用印，违者受处罚。

　第七条 印章遗失时除立即向上级报备外，应依法公告作废。

　第八条 本办法经总经理核准后施行，修改时亦同。

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　会议管理制度

　□ 会议布置管理制度

　第一条 实施布置前必须考虑周详，根据布置任务来确定执行人员，并做好明确分工。

　第二条 会议现场要做好清洁保护工作，地毯、大理石面应落实好保护措施。

　第三条 根据宴会部及有关部门的宴会、会议通知单，按时、按规格做好绿化布置。

　第四条 绿化布置力求整齐、美观，植物干净、无尘、无虫口、无黄叶，花盆机架主体、台面插花要卫生清洁，色彩鲜艳、造型端庄。

　第五条 布置完毕后，应清理好现场，再重新清理、喷水一次，以取得最佳布置效果。

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　□ 会议管理要点

　第一条 提高会议成效的要点：

　1．要严格遵守会议的开始时间； 2．要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明； 3．要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者； 4．在会议进行中要注意如下事项：

　（1）发言内容是否偏离了议题 （2）发言内容是否出于个人的利害 （3）是否全体人员都专心聆听发言呢 （4）是否发言者过于集中于某些人呢 （5）发言的内容是否朝着结论推进呢 5．应当引导在预定时间内做出结论； 6．应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认； 7．应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认； 第二条 会议禁忌事项：

　1．发言时不可长篇大论，滔滔不绝（原则上以 3 分钟为限）； 2．不可从头到尾沉默到底； 3．不可取用不正确的资料； 4．不要尽谈些期待性的预测； 5．不可进行人身攻击； 6．不可打断他人的发言； 7．不可不懂装懂，胡言乱语； 8．发言不要抽象或概念化； 9．不要中途离席。

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　□会议管理制度

　第一 章

　会议组织

　第一条 公司级会议：公司员工大会、公司技术人员会以及各种代表大会，应报请总经理办公室批准后，由各部门分别负责组织召开。

　第二条 专业会议：即全公司性技术、业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、安全工作会等），由分管副总经理批准，主管业务部门负责组织。

　第三条 系统和部门工作会：各部门召开的工作会，由各部门主管决定召开并负责组织。

　第四条 课组（小组会）：由各课组长决定并主持召开。

　第五条 上级公司或外单位在我公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或业务会（如联营洽谈会、顾客座谈会等），一律由总经理办公室受理安排，有关业务对口部门协助做好会务工作。

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　第二章 会议安排

　第六条 例会的安排 为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。例行会议安排如下：

　1．行政技术会议 （1）总经理办公会 研究、部署行政工作，讨论决定公司行政工作重大问题。

　（2）行政事务会 总结评价当月生产行政工作情况，安排布置下月工作任务。

　（3）课组长以上经营管理大会（或公司员工大会）

　总结上期（半年、全年）工作情况、部署本期（半年、全年）工作任务。

　（4）经营活动分析会 汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，指出失误，提出改进措施，不断提高公司经济效益。

　（5）质量分析会 汇报、总结、上月产品质量情况，讨论分析质量事故（问题），研究决定质量改进措施。

　（6）安全工作会（含治安、消防工作）

　汇报总结前期安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。

　（7）技术工作会（含生产技术准备会）

　汇报、总结当月的技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划及其完成情况，布置下月技术工作任务，研究确定解决有关技术问题的措施方案。

　（8）部门事务会 检查、总结、布置工作。

　（9）课组会 检查、总结、布置工作。

　2．各类代表大会

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　（1）员工代表大会 （2）部门员工大会（或员工代表小组会）

　3．民主管理会议 （1）公司管理委员会议。

　（2）生活福利委员会议。

　第七条 其他会议的安排 凡涉及多个部门主管参加的各种会议，均须于会议召开前 10 天经分管副总经理批准后，分别报两办汇总，并由总经理办公室统一安排，方可召开。

　1．总经理办公室每周六应将公司例会和各种临时会议，统一平衡并编制会议计划，分发到公司主要管理人员及关服务人员。

　2．凡总经理办公室已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前 2 天报请总经理办公室调整会议计划。未经总经理办公室同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。

　3．对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议，总经理办公室有权拒绝安排。

　4．各部门会议的会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应与公司例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。

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　第三章

　会议的准备

　第八条 会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、安排好座位、备好茶具茶水、奖品纪念品、通知与会者等）。

　第九条 参加公司办公例会的人员无特殊原因不能请假，如请假需经主持人批准。

　第十条 有以下原因，副总裁以上的高层管理人员可提议临时或提前召开公司办公例会：

　1．有重要事项需提交公司办公例会讨论决定； 2．各部门重要业务管理人员的录用及辞退。

　第十一条《会议纪要》属公司内部重要文件，具有一定范围的保密性， 未经批准不得外传。

　第十二条 与会人员应知无不言、集思广义，一经会议决定之事，应按期完成。

　第十三条 与会人员必须严格遵守会议纪律，不得随意走动，不得使用手机、传呼机。

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　□ 会议管理规定

　第一条 公司会议主要由办公例会、日常工作会议组成。

　第二条 例会中的最高级会议通常情况下每月至少召开一次，就一定时期工作事项做了研究和决策。会议由集团总裁主持、参加人为公司总裁、副总裁、各部门经理等领导班子成员。

　第三条 公司办公例会是为贯彻落实做出的决议、决定召开的会议。会议由总裁主持，参加人员为各部门负责人及有关人员。

　第四条 公司办公例会由公司行政管理部组织。行政管理部应于会前 3天将会议的主要内容书面通知与会的全体人员，并在会后 14小时之内整理、发布《会议纪要》。

　1．会议纪要的形成与签发：

　（1）公司办公例会会议纪要、决议，由行政管理部整理成文； （2）行政管理部根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作； （3）会议纪要和决议形成后，由与会的公司领导班子成员签字确认； （4）会议纪要发放前应填写《会议纪要发放审批单》，审批单内容包括纪要编号、发放范围、主管领导（或主持会议的领导）审批意见； （5）会议纪要应有发文号，发放时应填写《文件签收记录表》，并由接收人签收； （6）会议纪要应分类存档，并按重要程度确定保存期限。

　2.会议纪要作为公司的重要文件，备忘已研究决定的事项，发至参加会议的全体人员，以便对照核查落实。

　第五条 日常工作会议由会议召集者填写《会议申请单》，经主管副总裁批准方可召开，会议通知由行政管理部根据申请部门的要求发出。如会议需要撰写会议纪要，由会议召集部门撰写完毕后报有关人员及行政管理部。

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　□ 每周例会制度

　第一条 部门管理人员例会每周举行一次，由总经理主持，副总经理及各部门经理级人员参加。

　第二条 会议主要内容为：

　1．总经理传达主管或上级公司有关文件，董事会、总经理办公会议精神； 2．各部门经理汇报一周工作情况，以及需提请总经理或其他部门协调解决的问题； 3．由总经理对本周各部门的工作进行讲评，提出下周工作的要点，进行布置和安排； 4．其他需要解决的问题。

　第三条 会议参加者在会上要畅所欲言，各抒己见，允许持有不同观点和保留意见。但会上一旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行。

　第四条 严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。

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　□ 会议规程

　第一条 会议程序 本公司各类会议的程序安排如下：

　1．经营会议 （1）会议主席作经营政策报告 10 分钟； （2）上次议案回顾讨论 20 分钟； （3）部门业务成果报告 30 分钟； （4）各部门协调及讨论事项 30 分钟； （5）未决议事项复议 10 分钟； （6）上级指导、报告 10 分钟； （7）主席结论 10 分钟。

　2．产销会议 （1）会议主席报告 10 分钟； （2）上次议案讨论 20 分钟； （3）各部门产销成果报告 20 分钟； （4）未来销售、生产规格、数量预测 30 分钟； （5）产销合作部门报告 10 分钟； （6）产销协调事项讨论 30 分钟； （7）未决议事项复议 10 分钟； （8）上级指导、报告 10 分钟； （9）主席结论 10 分钟。

　3．厂务会议 （1）会议主席报告 10 分钟； （2）上次议案追踪 20 分钟； （3）各部门成果报告 30 分钟； （4）各部门作业协调及讨论事项 20 分钟； （5）管理制度研讨事项 30 分钟； （6）下月生产目标分配 20 分钟； （7）未决议事项复议 10 分钟； （8）上级指导、报告 10 分钟； （9）主席结论 10 分钟。

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　4．营业会议 （1）会议主席报告 10 分钟； （2）上次议案回顾 20 分钟； （3）各区域业务成果报告 30 分钟； （4）市场、同业动向及经销商管理研讨事项 20 分钟； （5）各区域协调及讨论事项 20 分钟； （6）下月销售目标及推销重点、日程安排 20 分钟； （7）未决议事项复议 10 分钟； （8）上级指导、报告 10 分钟； （9）主席结论 10 分钟。

　5．专案会议 （1）发起人报告 10 分钟； （2）专案内容报告或上次议案追踪 20 分钟； （3）作业进度报告 20 分钟； （4）讨论及协调事项 30 分钟； （5）未决议事项复议 10 分钟； （6）上级指导、报告 10 分钟； （7）主席结论 10 分钟。

　6．周会 （1）周会开始 1 分钟； （2）点名及仪容检查 3 分钟； （3）各部门主管报告 10 分钟； （4）值班人值勤报告 3 分钟； （5）协调事项报告 8 分钟； （6）主管指示 5 分钟； （7）在职训练 16 分钟； （8）散会 1 分钟。

　第二条 会议规范 本公司各项会议的通知应在 3 天以前发出。定期的例会，如遇到节假日，应顺延一天。会议的时间、地点，如没有安排固定的负责者，则由主席事先决定通知，公司会议记录由主席指派，定期例会除非有

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　重大事故，均须依照确实时间进行。会议记录限 1 天内呈报上一级主管，主管批示限 3 天内完成，再交由会议主持人办理。本公司各种会议的规范如下：

　1．经营会议 每周一利用下班时间（下午 6：30 至 8：30）在总公司举行，由总经理担任主席，除各部级主管参加外，还应请董事长、常备董事、监事列席指导。经营会议的目的是让公司的最高层干部参与经营策略的制定，听取各部门工作报告，同时决定本公司一周的工作重点和工作方针，协调各部门一周内的业务活动。

　2．产销会议 产销联席会议每月一次，在每月的 25 日下午 6：30 至 8：30 举行。开会地点轮流在业务部门所在地及工厂两个地方召开。主席由产销双方轮流主持，参加人员以产销双方主任级以上管理人员为主，其他部门如总务、财务、企划等有关部门主管应列席，总经理以上人员视需要程度列席指导或报告经营方向。产销会议的目的在于谋求产销双方配合协调，报告本月产销的成果后，共同商讨今后 3 个月内的销售规模与数量，确定生产目标。产销以外部门的与会人员，在会中可以提供有关的策划意见或向产销部门提出管理建议，促进产销更加密切合作。

　3.厂务会议 工厂的技术虽然重要，作业的流程、人事的管理亦不可忽视。厂务会议于每月 23 日举行，由厂长担任会议主席。厂务会议的重点在于组织和协调生产，研讨实际成果与计划得失、差异，促进整个工厂管理的提高，制定下月生产目标，确认生产日程。

　4．营业会议 营业会议必须每月举行一次，时间在每月 24 日下午 6：30 至 8：30，由业务主管担任主席，主任级以上人员及区域经理参加。业务会议重点在于分析和讨论业绩成果、回收成果、市场动向及同行业营业情况，制定下月业务目标及促销方案。

　5．专案会议 为了不影响其他会议的正常进行，应举行专案会议，专案会议不

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　受时间、次数的约束，只有对公司有利的、重要的议题并经上级同意后均可召开，由发起人组织有关人员开会商讨。专案会议为不定期会议，若一个专案需要多次研讨才能定案时，应约定次数与日期，但以一案一会为原则。

　6．周会 一般在每周星期一的早上用 30 分钟以上的时间做员工教育及重点工作报告，同时还可以利用周会表扬优良员工，以提高其工作热情。周会的主席最好由干部或员工轮流担当。周会一般分别总公司、工厂或分支机构举行。

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　□ 会议事务处理制度

　第一条 会议计划检查要点：

　项

　 目 审核备注 会

　议

　名

　称

　开

　会

　地

　点

　开

　会

　日

　期

　开

　会

　时

　间

　会议宗旨及议题

　与会单位、人数

　人

　 数

　主

　 持

　 人

　会 议 召 集 单 位

　会议主要工作人员

　与会者应备资料

　会 场 标 示 资 料

　召集者拟分发资料

　第二条 会议筹备审核要点：

　项

　目 审核备注 会议目的 本次的会议是否确实需要（是否是一次偏重于形式的例行会议有没有其他更好的解决方法）

　开会的目的是否明确

　会议要领 开会的时机、时间是否妥当

　开会的地点场所是否合适

　邀请对象是否恰当

　开会通知 与会人员是否已得到通知

　开会的主旨、议题是否已通知与会人员

　与会人员是否已尺议题做好准备

　是否要求与会人员事先备妥有关资料

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　会议准备 是否已拟就议题的进行顺序及时间的分配

　是否应分发参考资料

　是否已安排好会议记录

　是否使用幻灯机或录影机等机器设备

　第三条 会议活动细节审核要点：

　1．活动的主旨； 2．活动的规范； 3．预算； 4．招待对象的层次； 5．总人数（查邀请回函）； 6．活动日期及时间（注意是否与其他同业的活动冲突）； 7．活动天数； 8．筹备单位； 9．活动负责人； 10．活动作业明细分工表； 11．会场的预订（主会场、分会场、洽谈室、展示室、来宾休息室、演艺人员休息室）； 12．制作来宾名册（姓名、地址、公司名称、电话、职衔等的核对）； 13．邀请函（信封、邀请卡、回函明信片的订制张数、投递日期）； 14．纪念品（纪念品的选定、包装、订制数量）； 15．交通工具（飞机、火车、面包车、轿车）； 16．酬谢费（给司机、演艺人员等）； 17．会场布置（主席台、会标、灯光、音响效果、录音、座次、台下座位、应急疏散方案、茶水饮料供应）； 18．宴会的形式（餐桌入座式、自助餐入座式、半入座式自助餐）； 19．看板、标示板类（欢迎看板、大门看板、方向标示、发放座位牌）； 20．拍照摄影（纪念照片、快照、纪录摄影）； 21．选择桌子（圆桌或方桌）； 22．座位顺序（桌面标示卡、桌面标示卡的书写）； 23．胸章、名牌（颜色、大小、种类的选定）； 24．新闻（新闻稿、文字记者、摄影记者、录相记者及电源准备）；

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　25．资料的收发； 26．住宿安排（安排来宾的住宿、领导人的住宿、工作人员的住宿、预订房间、妥善分配房间）； 27．特设专用柜台； 28．支付的负担范围（住宿、餐费、取用冰箱内的食物费用、电话费……）； 29．安排用餐（住宿者用餐事宜、来宾的用餐、服务人员的用餐、演艺人员的用餐）； 30．活动行程方面（司仪开场白、主持人致辞职、来宾致辞、宣读贺电、致谢辞、活动行程表、播放背景音乐）； 31．服务柜台的工作（来宾出缺席之确认、发放胸章、发放活动行程表、引导来宾到休息室、发放纪念品、设置临时电话）； 32．支付旅馆费用（支付的日期、汇款、前来收款、当天支付现金，出纳员）。

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　□会议室、接待室使用管理制度

　第一条 会议室、接待室是公司举行会议、接待客户的场所，为加强管理，规范公司会议室、接待室的使用，给员工营造一个良好的工和环境，特制定如下管理制度：

　第二条 公司所有员工非接待客人和参加会议，不得随意进入接待室和会议室。

　第三条 各部门如需使用会议室，要提前到总经理办公室申请，在会议室使用登记本上签字，由办公室统一安排。

　第四条 接待室有专人负责引见、招待、接送来宾。

　第五条 任何员工不得随便移动会议室、接待室的家具及物品。

　第六条 任何员工不得随意使用会议室、接待室的茶叶、咖啡、饮料等用品。

　第七条 任何员工不能随意拿走接待室的报刊、杂志等资料。

　第八条 爱护会议室、接待室的设施。

　第九条 会议结束，要整理会场，保持清洁，并去办公室办理交接手续。

　第十条 以上规定希望全体员工自觉遵守，损坏公物或违反制度者将给予适当的经济处罚。

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